Todos conocemos el mayor temor de un empresario: una inversión que nos haga perder tiempo, recursos y dinero. Lo mismo puede suceder al contratar un correo empresarial que no se ajuste a las necesidades de nuestro negocio. Y si estás considerando adquirir uno, seguramente te preguntarás: ¿En qué debo fijarme antes de contratar un correo empresarial?
Error #5: Contratar un correo para una empresa que no lo necesita
Un correo empresarial puede aportar herramientas que facilitan el trabajo y el desarrollo de la organización. Sin embargo, no todas las empresas lo requieren.
Antes de decidirnos, es importante analizar su necesidad y verdadera funcionalidad considerando aspectos como:
- Número de usuarios: mientras más accesos se otorguen, mayor será la tarifa.
- Demanda de clientes: si apenas comenzamos y la demanda es baja, quizá convenga esperar e invertir en áreas que impulsen las ventas.
- Uso de almacenamiento: han pasado tres años y solo nos contactan unos pocos clientes al mes; con este rendimiento y proyección, un correo empresarial podría ser excesivo.
Solución: elaborar una estimación de los servicios que necesitaremos a corto y largo plazo.
Si nuestra empresa no cumple con los requisitos, vale la pena cuestionarse:
- ¿Estoy dispuesto a aceptar un compromiso anual o mensual?
- ¿Esta inversión realmente ayudará a crecer y mantener la reputación de mi empresa?
- ¿Mis empleados podrán administrar mejor sus tareas con esta herramienta?
Cada empresa es diferente, y sus necesidades también lo son. Por eso debemos desarrollar la capacidad de observación y análisis para identificar qué representa una inversión y qué podría convertirse en un gasto innecesario, especialmente en negocios pequeños.
Error #4: Uso confuso
A simple vista, puede no haber gran diferencia entre un correo electrónico común y uno corporativo. Sin embargo, este último puede presentar dificultades en aspectos como:
- Dominio propio: es recomendable que la empresa cuente con su propia página web.
- Migración de correos previos al nuevo servicio corporativo.
- Gestión de herramientas digitales como calendarios, contactos y contraseñas por usuario.
No todos somos igual de hábiles en la tecnología que en los negocios. Por ello, es fundamental asegurarse de que el proveedor ofrezca un servicio de atención al cliente eficaz, capaz de resolver dudas y brindar apoyo cuando sea necesario.
Error #3: Fraude
El fraude y el engaño pueden presentarse en cualquier formato hoy en día. Para asegurarnos de que la calidad y veracidad de un proveedor de correos corporativos sea real, debemos considerar:
- Reputación del proveedor: elige una compañía con comentarios positivos en Google o redes sociales; de lo contrario, corremos el riesgo de recibir el mismo mal servicio que otros clientes.
- Métodos de pago sospechosos: transferencias a cuentas personales, pagos solo en efectivo o la imposibilidad de facturar son señales claras de alerta.
- Seguridad: ¿hasta qué nivel se comprometen a proteger tu información? Busca opciones con contraseñas de doble autenticación y protección SSL.
Solución: investiga y verifica el historial del proveedor, sus métodos de pago y la transparencia con la que se compromete a trabajar.
Error #2: Esperar demasiado
A veces nuestras expectativas pueden ser exageradamente altas, como sucede con los llamados “productos milagro”. Al adquirir un correo empresarial debemos comprender que no es una varita mágica que de inmediato incrementará nuestras ventas.
Se trata de una herramienta que ofrece beneficios importantes, entre ellos:
- Mayor protección contra malware, phishing o violaciones de privacidad.
- Ampliación de almacenamiento, evitando las limitantes de un correo electrónico común.
- Automatización de tareas, como respuestas predeterminadas.
- Mejor organización, gracias al uso compartido de calendarios, contactos y otras herramientas digitales.
Es importante entender que, como toda herramienta, los resultados dependerán de nuestro propio esfuerzo, desarrollo y administración. Está en nuestras manos aprovechar todo lo que tenemos al alcance para potenciar nuestro negocio.
Error #1: Elegir un plan que no está hecho para ti
Algunos proveedores ofrecen paquetes muy limitados, con opciones reducidas a solo tres planes, por ejemplo:
- Básico: el más restringido y de menor costo.
- Intermedio: con más herramientas a un precio medio.
- Premium: el más completo, pero con un costo elevado.
Entonces, si únicamente necesitamos ciertas funciones, ¿por qué deberíamos pagar por un plan que incluye herramientas que jamás utilizaremos?
Solución: busca un proveedor que ofrezca flexibilidad en sus planes. Así podrás elegir uno que realmente se adapte a las necesidades de tu empresa. Lo ideal es encontrar un plan hecho a tu medida, sin pagar de más por lo que no usarás.
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