Google Workspace es una de las herramientas más utilizadas para la gestión del correo electrónico en el ámbito empresarial. Aunque muchos usuarios están familiarizados con las funcionalidades básicas de Gmail, Google Calendar y Google Drive, existen varias características menos conocidas que pueden aumentar significativamente la productividad y la eficiencia. Quédate para saber algunas funciones que desconoces de tu correo empresarial.
1. Envío programado de correos electrónicos
Google Workspace permite a los usuarios programar el envío de correos electrónicos para una fecha y hora futura, ideal para comunicarse con colegas en diferentes zonas horarias o enviar recordatorios puntuales.
- Cómo hacerlo: Al redactar un correo, haz clic en la flecha junto al botón de «Enviar» y selecciona «Programar envío». Luego, elige la fecha y hora deseadas.
2. Respuestas predeterminadas (plantillas)
Las respuestas predeterminadas permiten guardar correos electrónicos como plantillas reutilizables, ahorrando tiempo en respuestas repetitivas.
- Cómo hacerlo: Activa esta función en «Configuración» > «Ver toda la configuración» > «Avanzado» > «Plantillas». Luego, redacta un correo y guárdalo como plantilla para futuras ocasiones.
3. Posponer correos
La función «Snooze» permite posponer correos electrónicos para que reaparezcan en la bandeja de entrada más adelante, ayudando a gestionar mejor las prioridades.
- Cómo hacerlo: Selecciona un correo y haz clic en el icono del reloj en la barra superior. Escoge cuándo quieres que el correo reaparezca en tu bandeja de entrada.
4. Búsqueda avanzada
Gmail ofrece una función de búsqueda avanzada para encontrar correos electrónicos específicos de manera rápida y precisa mediante varios criterios.
- Cómo hacerlo: Haz clic en la barra de búsqueda y luego en la flecha hacia abajo para acceder a las opciones avanzadas, como remitente, palabras clave, fecha de envío, y más.
5. Etiquetas y filtros automáticos
Las etiquetas y filtros permiten organizar automáticamente los correos entrantes, facilitando el acceso a información relevante.
- Cómo hacerlo: Crea etiquetas en «Configuración» > «Etiquetas» y configura filtros en «Configuración» > «Filtros y direcciones bloqueadas». Los filtros pueden basarse en criterios como remitente, asunto o contenido del correo.
6. Firma de correo personalizada
Una firma de correo bien diseñada proporciona una apariencia profesional y ofrece información de contacto adicional.
- Cómo hacerlo: Ve a «Configuración» > «General» > «Firma» para crear y personalizar tu firma de correo.
7. Delegación de correo
La delegación de correo te permite otorgar acceso a otra persona para gestionar tu bandeja de entrada, útil para asistentes personales o equipos de soporte.
- Cómo hacerlo: Ve a «Configuración» > «Cuentas» > «Conceder acceso a tu cuenta» y añade la dirección de correo de la persona a quien deseas delegar el acceso.
8. Atajos de teclado personalizados
Gmail permite personalizar los atajos de teclado para realizar acciones comunes rápidamente, mejorando la eficiencia.
- Cómo hacerlo: Activa los atajos de teclado en «Configuración» > «General» > «Atajos de teclado». Configura los atajos personalizados en «Configuración» > «Atajos de teclado».
9. Respuestas inteligentes y redacción inteligente
Estas funciones utilizan inteligencia artificial para sugerir respuestas rápidas o completar frases mientras escribes, agilizando la redacción de correos.
- Cómo hacerlo: Activa estas funciones en «Configuración» > «General» > «Respuestas inteligentes» y «Redacción inteligente».
10. Modo confidencial
El modo confidencial permite enviar correos electrónicos que se autodestruyen después de un tiempo determinado, y pueden requerir una contraseña para ser abiertos.
- Cómo hacerlo: Al redactar un correo, haz clic en el icono del candado con un reloj. Configura la expiración del correo y, si desea, añade una contraseña.
11. Integración con Google Tasks
Gmail permite convertir correos electrónicos en tareas de Google Tasks directamente desde la bandeja de entrada.
- Cómo hacerlo: Abre un correo, haz clic en el icono de tareas (checkmark) en la barra lateral y añádelo a tu lista de tareas.
12. Gmail sin conexión en tu correo empresarial
Gmail Offline permite acceder y gestionar correos electrónicos sin conexión a internet, sincronizándose cuando se restablece la conexión.
- Cómo hacerlo: Habilita Gmail Offline en «Configuración» > «Offline» y sigue las instrucciones para instalar la aplicación web progresiva.
13. Integración con Google Calendar
Gmail está estrechamente integrado con Google Calendar, permitiendo la creación rápida de eventos directamente desde los correos electrónicos.
- Cómo hacerlo: Abre un correo y haz clic en la fecha o la hora mencionada para crear un evento en tu calendario.
14. Revisores de documentos
Permite revisar documentos adjuntos sin salir de Gmail, facilitando la colaboración en tiempo real.
- Cómo hacerlo: Haz clic en el adjunto y utiliza las opciones de comentarios y sugerencias directamente en la vista previa del documento.
15. Monitorización y reportes de seguridad
Google Workspace ofrece herramientas avanzadas para la monitorización y reporte de la seguridad de los correos electrónicos, ayudando a identificar y mitigar amenazas.
- Cómo hacerlo: Los administradores pueden acceder a «Consola de administración» > «Seguridad» para ver informes detallados y configurar alertas.
Google Workspace está repleto de funciones ocultas que pueden transformar la manera en que gestionas tus correos electrónicos. Desde la programación de correos y la creación de plantillas, hasta la delegación de accesos y las herramientas de seguridad avanzadas; estas características no solo mejoran la eficiencia y productividad, sino que también refuerzan la seguridad y profesionalismo en la comunicación empresarial. Al explorar y utilizar estas funciones, las empresas pueden aprovechar al máximo lo que Google Workspace tiene para ofrecer.
¡Acércate a nosotros para comenzar a utilizar todas estas funciones y más que tu correo empresarial tiene!
Lee más sobre Cómo Elegir el Servidor de Correo Electrónico Perfecto para las Necesidades de Tu Empresa
Comentarios recientes